Veilig en gezond werken

Werk en privacy

Niet alle bedrijven gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van hun werknemers. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt zich bezig met de bescherming van privacy. Wat mag jouw werkgever wel en niet doen met jouw persoonsgegevens?

Vanaf het moment dat je gaat solliciteren komen jouw gegevens bij verschillende werkgevers terecht. Hoe lang mogen werkgevers jouw gegevens bewaren? Mag een werkgever jouw social mediaprofielen bekijken? En mag hij checken wat jij online uitspookt onder werktijd?

Camera's op de werkvloer

Een werkgever mag camera's plaatsen op de werkvloer, maar hij moet wel de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens volgen.

Je werkgever:

  • moet vooraf toestemming vragen aan de ondernemingsraad
  • moet werknemers en bezoekers duidelijk informeren over het cameratoezicht, bijvoorbeeld via bordjes
  • moet je kunnen uitleggen hoe jouw privacybelangen zijn afgewogen tegen het (bedrijfs) belang van je werkgever
  • mag beelden van bewakingscamera’s om werknemers en/of eigendommen te beveiligen, niet gebruiken om je aan te spreken of te beoordelen op je functioneren

Bovendien moet de inbreuk op jouw privacy als werknemer zo klein mogelijk zijn (een camera op het toilet gaat dus duidelijk te ver).

Verborgen camera’s

Bij de inzet van verborgen camera’s op de werkvloer gelden extra regels. Zo mag je werkgever alleen een verborgen camera gebruiken als hij:

  • kan aantonen dat het om een laatste redmiddel gaat (hij moet kunnen laten zien dat hij zich eerder heeft ingespannen om het concrete probleem op te lossen waarvoor hij heimelijk toezicht wil inzetten)
  • je vooraf heeft laten weten dat verborgen camera’s in bepaalde situaties (diefstal of fraude) mogelijk zijn (bijvoorbeeld via het personeelsreglement of een reglement cameratoezicht)
  • je achteraf informeert over het gebruik van de verborgen camera

Verder moet het gebruik tijdelijk zijn. Permanent heimelijk cameratoezicht is nooit toegestaan! Je werkgever mag je ook niet stiekem filmen voor trainingsdoeleinden (zoals ‘mystery shopping’ met een verborgen camera). Zelfs niet als hij hiervoor toestemming vraagt.

Ondernemingsraad en camera’s

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) moet de werkgever de OR betrekken bij het plaatsen van camera’s. De OR kan vervolgens afspraken maken over:

  • waarvoor de werkgever de camerabeelden mag gebruiken
  • wie de beelden mag terugkijken
  • wat de bewaartermijn van de beelden is
  • dat de OR melding krijgt als de werkgever een geheime camera plaatst

Plaatst jouw werkgever camera’s op de werkplek zonder overleg met de OR, dan kan de OR de kantonrechter zich hierover laten buigen. Is er geen OR, dan kun je dit als werknemer ook zelf doen, op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (geldig per 25 mei 2018). Overtreedt jouw werkgever de regels rond camera’s op de werkplek? Meld het bij de OR of bij CNV Vakmensen.

Meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kopie van jouw identiteitsbewijs

Jouw werkgever moet een kopie van je identiteitsbewijs in de loonadministratie bewaren. Ook banken moeten om een kopie vragen. Zij zijn dat wettelijk verplicht. In alle gevallen waarin het niet wettelijk verplicht is, moet de organisatie aangeven waarom ze een kopie wil. Ze moet aangeven wat het doel is en of dat toelaatbaar is. Ook moet ze jou op je rechten wijzen, zoals recht op inzage, correctie en verzet.

Meestal volstaat het om je identiteitsbewijs alleen te laten zien. Een organisatie mag dan wel het type identiteitsbewijs noteren en het nummer ervan. Even een kopietje maken wordt steeds vaker gedaan. Het maakt de kans op identiteitsfraude groter: er staan immers persoonsgegevens op, zoals je burgerservicenummer en je pasfoto.

In de praktijk ben je als werkende vaak afhankelijk van organisaties. Een kopie weigeren, kan direct negatieve gevolgen hebben: toegang tot het werk of bedrijf wordt geweigerd, of de betreffende organisatie wil geen zaken meer doen met jouw werkgever.

Tips: 

  • Maak eventueel zelf een kopie waarop je je pasfoto en BSN onzichtbaar maakt.
  • Zet op de kopie voor welk bedrijf die is gemaakt en wat het doel ervan is. Schrijf hierbij door de afbeelding heen.
  • Vraag na afloop de kopie terug.

Screening tijdens sollicitatieprocedure

Screenen houdt in dat een werkgever informatie over jou opvraagt om te checken of jij betrouwbaar bent. Voor sommige beroepen, bijvoorbeeld in de kinderopvang en het onderwijs, is screening verplicht. Screenen kan gebeuren door de referenties te bellen die je hebt opgegeven, door te kijken of je op een zwarte lijst staat of door te vragen om een verklaring omtrent het gedrag (VOG). Jouw werkgever mag jou alleen screenen als daar een legitieme reden voor is en de screening noodzakelijk is (als je werkgever er niet op een andere manier achter kan komen of jij betrouwbaar bent). Bovendien mag je werkgever alleen gegevens opvragen die relevant zijn voor de functie waarop je solliciteert en moet hij jou ervan op de hoogte stellen dat er een screening plaatsvindt. Bij het verwerken van jouw gegevens moet de werkgever zich houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Werkgevers en jouw gegevens

Als je aan het solliciteren bent, komen allerlei persoonsgegevens op verschillende plekken terecht. Je verstuurt sollicitatiebrieven en je cv en misschien maakt een medische keuring of assessment deel uit van de sollicitatieprocedure. Heb je de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat het bedrijf waarbij je solliciteerde je gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure vernietigt. Je kunt wel toestemming geven om je gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld voor het geval er in de toekomst een nieuwe vacature komt.

Een werkgever mag geen kopie van je identiteitsbewijs vragen bij je sollicitatie. Daarop staan namelijk gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de sollicitatieprocedure. Wel mag de werkgever je vragen je identiteitsbewijs te laten zien. Word je aangenomen? Dan is de werkgever verplicht een kopie van je identiteitsbewijs te hebben. Bedrijven mogen sollicitanten niet vragen naar hun gezondheid, een eventuele zwangerschap, of hun ziekteverzuim in het verleden. Heb je een ziekte of beperking die rechtstreeks van belang is voor de functie waarop je solliciteert? Dan ben je verplicht dat te melden tijdens je sollicitatiegesprek. Dat is het geval als je vanwege je ziekte of beperking belangrijke onderdelen van de functie niet kunt uitvoeren.

Werkgevers en jouw internetgebruik

Je hebt recht op privacy, dus jouw werkgever mag niet zomaar bijhouden wat jij op je computer doet tijdens werktijd. De regels kunnen wel wat verschillen per bedrijf, dit kan in een internetreglement zijn vastgelegd. En een werkgever kan wettelijk privégebruik van internet onder werktijd niet per definitie verbieden. Het bijhouden van wat werknemers doen op hun werkcomputer en/of via de bedrijfsinternetverbinding is een verwerking van persoonsgegevens. En dus valt dat onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (geldig per 25 mei 2018). Jouw werkgever moet de privacy van jou als werknemer boven het bedrijfsbelang stellen.

Het monitoren van (privé)internetgebruik op de werkvloer zou daarom zoveel mogelijk anoniem moeten gebeuren. Natuurlijk gelden uitzonderingen als bepaald internetgebruik zorgt voor onder andere beveiligingsrisico's (een virus) of juridische risico's (het plegen van een misdrijf).

Ontslag wegens internetten onder werktijd is niet zomaar toegestaan. Zolang de werknemer geen kwaad doet met zijn computer- of internetgebruik en dit gebruik tot een minimum beperkt, is er voor de werkgever geen reden om in te grijpen of te monitoren.

Werkgevers en jouw medische gegevens

Als je ziek wordt, wisselen verschillende partijen gegevens over jou uit. Je werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts en het UWV bijvoorbeeld. Het is belangrijk dat jouw privacy daarbij in het oog wordt gehouden.

Een werkgever mag niet informeren naar wat je precies hebt en waar dat door komt. Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens verwerken. Wel mag je werkgever vragen wanneer je verwacht weer aan de slag te kunnen en of er lopende werkzaamheden zijn waar nog iets mee moet gebeuren. Ook kan hij de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen om jouw situatie te beoordelen. De arbodienst en bedrijfsarts mogen alleen noodzakelijke informatie doorgeven aan je werkgever. Bijvoorbeeld gegevens die nodig zijn om te beoordelen of je loon moet worden doorbetaald.

Werkgevers en social media

Mag mijn werkgever mijn social media controleren?

Nee. Officieel mogen werkgevers niet zomaar social media checken van werknemers of eventuele sollicitanten. Alleen als het ‘noodzakelijk en relevant’ is, mag een werkgever via sociale media zijn werknemers checken. Maar die regel is moeilijk controleerbaar. Een werkgever kan bijvoorbeeld iets zien over een sollicitant wat hem niet aanstaat en vervolgens een andere reden aanvoeren om de kandidaat niet uit te nodigen. Wees je ervan bewust wat er van jou op social media te vinden is. Houd er rekening mee dat je leidinggevende en collega’s je posts lezen als je je accounts niet afschermt. Heeft jouw werkgever geen gedragsregels of protocol voor het gebruik van e-mail en internet dan gelden algemene gedragsregels.

Rechten van een werknemer op social media

  • Je werkgever mag je niet verplichten om persoonsgegevens op een sociaal netwerksite te plaatsen, zoals LinkedIn. Je werkgever mag niet zomaar je naam, functie en foto op de bedrijfswebsite plaatsen.
  • Je werkgever mag je niet verplichten om vrienden te worden op bijvoorbeeld Facebook of Instagram.
  • Je werkgever mag op de werkvloer privégebruik van e-mail en internet niet helemaal verbieden. Je hebt recht op een bepaalde mate van privacy op je werk. Je moet daarbij wel maat houden en rekening houden met de inhoud van de websites die je bezoekt.

Rechten van een werkgever op social media

  • Je werkgever mag openbare informatie op sociale media controleren als hij daar een goede reden voor heeft. Een goede reden is monitoren wat er over het bedrijf wordt gezegd op sociale media. 
  • Uitlatingen op social media kunnen reden voor ontslag zijn. Een werknemer die scheldt of die zich heeft ziek gemeld en vervolgens feestend op een foto staat op Facebook, Instagram of WhatsApp kan in de problemen komen.

Meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Word lid van CNV Vakmensen

Als lid van CNV Vakmensen maak je deel uit van een beweging die zich inzet voor goede werk- en salarisafspraken. Die in Den Haag opkomt voor jouw belangen. Een vereniging met experts bij wie je altijd en onbeperkt terecht kunt met al je vragen over werk en inkomen. En die voor elke levensfase een passende dienstverlening voor jou heeft.

  • Deskundig advies
  • Rechtshulp voor werk en privé
  • Hulp bij je belastingaangifte
  • Korting op verzekeringen
  • Informatie en advies bij ziekte