Even goed lezen
hand schrijft e-mail
De e-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie op de werkvloer.
“Kan íemand mij vertellen wat vakantievierende groetjes zijn?”

Een fatsoenlijke e-mail schrijven

Het is van groot belang dat je weet hoe je een fatsoenlijke zakelijke e-mail op moet stellen. Om je hier een beetje bij te helpen, presenteer ik hierbij een korte handleiding.

De onderwerpregel en de aanhef
De onderwerpregel is misschien wel de belangrijkste regel van de e-mail. Op basis hiervan bepaalt een ontvanger of hij het bericht gaat lezen. Het moet in ieder geval de aandacht trekken en lading dekken. Voor de aanhef gelden dezelfde wetten als bij een brief. Deze is afhankelijk van de ontvanger. Is het een interne e-mail, dan kun je prima ‘Hoi Anouk’ gebruiken, maar gaat de e-mail naar een externe ontvanger, kies dan voor ‘Beste Anouk’ of ‘Beste mevrouw Zwager’. Het is aan jou om te bepalen wat het beste past bij de ontvanger (er zit natuurlijk een verschil tussen een relaxte medewerker van een extern bedrijf en een stijve directeur, snap je). Al eens eerder e-mailcontact gehad? Neem de toon van de vorige conversatie over.

De inhoud
Als je iemand face to face voor het eerst ontmoet, val je dan ook meteen met de deur in huis? Nee. Je geeft een hand (dat gaat digitaal wat lastig, dat begrijp ik) en je stelt jezelf voor. Nog nooit contact gehad met de ontvanger van jouw e-mail? Begin dan met ‘Mijn naam is Anouk Zwager en ik ben werkzaam als redactrice bij CNV Vakmensen'. Daarna omschrijf je kort waar je voor mailt. Je wilt de ontvanger informeren over x, vragen naar y of mededelen dat z. Maak er geen boekwerk van, dat nodigt niet uit om te lezen. Schrijf kort en bondig. Meer ruimte dan een half A4 nodig? Dan kun je wat mij betreft beter de telefoon pakken.

De afsluiting
Een e-mail sluit je af. Het is immers geen non-stop doorlopende communicatie, zoals bijvoorbeeld WhatsApp. De manier van afsluiten hangt natuurlijk af van de persoon naar wie je de e-mail gaat versturen. Een simpele ‘Groet, Anouk’ volstaat als het een e-mail is naar collega’s. Gaat het om een externe ontvanger, gebruik dan je standaard  handtekening waarin je afsluit met ‘Met vriendelijke groet’, je naam, functie, telefoonnummer en de dagen waarop je aanwezig bent. Wat écht niet kan: ik kreeg afgelopen zomer een afwezigheidsmelding die afsloot met ‘Met vakantievierende groetjes’. Vakantievierende groetjes? Kan íemand mij vertellen wat dat voor groetjes zijn? Groetjes die in de zon liggen? Nee, wat mij betreft echt een no-go. Gewoon een vriendelijke groet (dat is er één die lief lacht) volstaat.

Wie durft mij nu nog te e-mailen?

Auteur

Anouk Zwager
Anouk
Geplaatst op