Even goed lezen
meisje in saaie vergadering
“Maak oogcontact en knik instemmend”

Hoe overleef je een vergadering

Eerder schreef ik al over het overleven van het openbaar vervoer en over het overleven van de maandag en vandaag voeg ik een ‘hoe overleef ik’ toe aan het rijtje: de vergadering. Of je nu werkt of op school zit, er is geen ontkomen aan vergaderen. Met collega’s, met je projectgroep, met studiegenoten – het hoort er gewoon bij.  

Gek eigenlijk, dat vergaderen door veel mensen het liefst overgeslagen wordt, want eigenlijk zou het bij moeten dragen aan de doelen die jij samen met je collega’s moet en wilt behalen. Waarom dan toch die weerstand? Meest gehoorde anti-vergadering-geluiden: het is tijdrovend, er wordt vergaderd om het vergaderen, mensen zijn vaak slecht voorbereid en je wordt geacht overal iets van te vinden en dat dan ook goed te kunnen verwoorden. En dat is natuurlijk niet iedereen z’n kop thee.

Tijdrovend
Een vergadering duurt meestal ongeveer een uurtje. Tenminste, er wordt een uurtje voor vrijgehouden in de agenda. Het is meer regel dan uitzondering dat een uurtje verandert in anderhalf uurtje of soms in twee uurtjes. En dat op een werkdag van acht uur. Niet gek dat veel mensen denken ‘laat mij maar gewoon werken in plaats van vergaderen, ik heb genoeg te doen’. Hoe je kunt voorkomen dat jouw vergaderingen eindeloos duren? Zorg er in ieder geval voor dat je op tijd begint. Nog niet iedereen binnen? Jammer dan, tijd is tijd. Grijp in als een agendapunt (gaan we het zo over hebben) verzandt in een onzinnige en niet relevante discussie en meld voor je begint dat de tijd beperkt is en of iedereen daar rekening mee wilt houden.

Voorbereiden
Een goede voorbereiding gaat tijd schelen, neem dat maar van mij aan. Een vooraf rondgestuurde agenda geeft duidelijk aan wat er besproken gaat worden en daar kan iedereen zich dan op voorbereiden. Als mensen nog punten aan de agenda toe willen voegen, laat ze dit dan ruim van tevoren  aangeven. Vraag je wel bij ieder agendapunt af: is dit voor iedereen relevant? Dan blijft de vergadering boeiend en blijven je medevergaderaars gefocust en valt er dus niemand in slaap. Hoop ik.

Meepraten en knikken
Dit vind ik persoonlijk nogal ingewikkeld en lastig aan een vergadering. Ik weet altijd heel goed wat ik wil en hoe ik dat wil, maar om één of andere onbekende reden heb ik wat meer dan twee seconden tijd nodig om dat goed te verwoorden. En tijdens een vergadering heb je vaak maar twee seconden. Eindstand: ik zeg bijna niks. En zodra ik dan naar buiten stap he, dán heb ik het perfecte antwoord, de meest briljante conclusie of een geniale ingeving. Maar tijdens een vergadering? Never. Daarom ben ik altijd heel blij met een agenda. Ik zorg dan dat ik alle feiten (zoals cijfers, bezoekersaantallen bijvoorbeeld) paraat heb en over ieder voor mij relevant onderwerp iets zinnigs kan zeggen. Voel ik me wat minder nutteloos als ik de vergadering verlaat. Mocht het je niet lukken, maak dan maar gewoon oogcontact met je collega-aan-het-woord en knik wat instemmend.

Doodling
Nu doe ik dat niet meer, maar toen ik nog studeerde was ik expert in doodling: het maken van tekeningetjes tijdens een té saai college, meestal zonder daarbij na te denken. Blijkt dat doodling toch hartstikke nuttig en goed te zijn. Je stimuleert daarmee namelijk je geheugen.

Auteur

Anouk Zwager
Anouk
Geplaatst op